BOARD MEETING
Santa Rosa City Schools
January 25, 2023
4:45 p.m. – Closed Session
6:00 p.m. – Open Session
This meeting is only on Zoom.
*** streamed ***
A live link will be posted on the SRCS website (link).
Please take time to review the following abbreviated version of the agenda. Click here to see the entire agenda. It has live links on many items with more information. If you want to comment to the board about any upcoming items, email agendacomments@srcs.k12.ca.us. Please CC wearesrta@gmail.com on your comments.
Closed Session Items:
A.1. Public Comment On Closed Session Agenda Items. To comment, email Melanie Martin at mmartinsrcs.k12.ca.us.
B.1 Public Employee Performance Evaluation (Title of employee being reviewed: Superintendent, Associate Superintendent, Assistant Superintendent, Principals, Vice Principals, Assistant Principals, Directors, Coordinators)
B.2 Conference With Labor Negotiator (Name of designated rep attending: Mike Shepherd (SRCS); name of organization: SRTA/CSEA)
B.3 Student Expulsions (Case Nos: 22/23-05, 22/23-06)
C. RECONVENE TO REGULAR OPEN SESSION (6:00 p.m.)
C7. Special Presentations for Student of the Month and Certificated/Classified Employees of the Month for Piner High SChool and Montgomery High School
Piner High School
- Ava Corriea, Student of the Month
- Marc Anderson, Classified Employee of the Month
- Cimberlee Case, Certificated Employee of the Month
Montgomery High School
- Ryan Woodward, Student of the Month
- Matt Parks, Classified Employee of the Month
- Matt Perez, Certificated Employee of the Month
SRTA members at Piner and Montgomery are extended a special invitation to attend (online) to acknowledge those being honored from your site.
C.9. Public Comment on Non Agenda Items
SRTA members are invited to raise their hands and provide voice only comments during the meeting. Please observe the standard three minute time limit (and be prepared for a last minute change to a two minute limit). Only items not on the agenda are addressed at this time.
Comments are requested at the board meeting to bring a member’s perspective to the messages contained in this analysis and share real experiences of the impact of district policies and practices. There is an invitation for comments on specific items during each item.
Please commit to watching or attending at least one board meeting this year, and speaking to an agenda item that impacts you or your students. Speakers are most impactful when they are well spoken, composed and reasonable.
E. DISCUSSION / ACTION ITEMS
E.1. (Action) Resolution Recognizing February as African-American History Month
Summary
The theme for 2023 focuses on Black Resistance. This theme explores how “African Americans have resisted historic and ongoing oppression, in all forms, especially the racial terrorism of lynching, racial pogroms and police killings,” since the nation’s earliest days.
SRTA suggests teachers review Black History Month – For Teachers for inspiration for weaving Black History Month into your classroom during February.
E.2. (Action) Resolution Recognizing February as Career Technical Education Month
Summary
CTE Month serves to recognize the leadership and excellence of classrooms across the district and raise awareness of the crucial role that CTE has in readying our students for economic success and workforce competitiveness.
SRTA recognizes our CTE teachers, especially for their development of soft skills in our students. SRTA members are encouraged to extend their appreciation to the CTE teachers they know.
E.3. (Action) Resolution Recognizing February 6-10, 2023: Week of School Counselor
Summary
The 2023 theme is School Counseling: Helping Students Dream Big.
Santa Rosa City Schools acknowledges, affirms, and applauds the hard work and contributions of school counselors each day on behalf of students.
SRTA recognizes our counselors, especially for their dedication to our students and their families. SRTA members are encouraged to take a moment to thank the counselor(s) at their site.
E.4. (Discussion) The 2023-24 Governor’s Budget Proposal
Summary
With adjustments made for the January Governor’s Budget Proposal the SRCS Multi-Year Projection is updated to show an additional $7.7 million in income and an additional $1.6 million in expenses due to decline of state assistance with employee retirement programs. This additional $5.1 million in the budget is a good thing.
Education is a people business. Many members of the SRCS board have clearly stated that increasing employee wages is a priority. SRTA supports budgeting adjustments that help meet this goal.
E.5. (Discussion) Board Governance Handbook
Summary
The Board operates under a set of bylaws and has also created norms and guidelines for effective and efficient governance. Agreement of these norms and guidelines create an environment conducive to the immense and complex responsibilities the Board has as an elected body to the SRCS. This is also an opportunity for any revisions to the norms or guidelines to be discussed by the Board.
SRTA members may appreciate being aware of the following parts of the handbook:
Also, any Board member (or member of the public) may request that a matter within the jurisdiction of the Board be placed on the agenda of a regular meeting. The request shall be submitted in writing to the Superintendent or designee with supporting documents and information, if any, at least one week before the scheduled meeting date. Items submitted less than a week before the scheduled meeting date may be postponed to a later meeting in order to allow sufficient time for consideration and research of the issue. BB 9322 No timely request will be unreasonably denied.
Without taking action, Board members or district staff members may briefly respond to statements made or questions posed by the public about items not appearing on the agenda.
The Board will strive to find ways to improve and encourage innovation and new ideas, while maintaining focus on District goals. A section at the end of each Board meeting will be set aside for Board members to request information. When a new idea is suggested, the Board President will ask trustees if there is general interest in the topic. The Board will arrive at consensus about whether or not a particular topic or subject of interest will be added to a future agenda.
Letters and emails addressed to all Board members regarding matters related to the school system are answered by the Board President or designee. Emails and letters should be forwarded to the Board President and Superintendent to ensure that the right staff person is able to handle the response. Board members may respond to emails directed to them personally but must make clear that their views are expressed as an individual and are not the perspective of the Board.
The district pays up to $12,588 for medical benefits for the member and dependent medical is paid by the board member. The district pays $72 per month for dental premiums for each board member and their dependents. A monthly premium of $8.28 for vision is paid by the district for the board member and their dependents. The first $50,000 of a life insurance premium is paid by the district.
E.6. (Action) Public Board Meetings Via Teleconference per AV 361
This continues the ability to have hybrid or online meetings.
F. CONSENT ITEMS
F.2. Approval of Personnel Transactions
EdJoin shows a total of 117 current postings for 187 job vacancies for SRCS.
There are 37 certificated openings (one less than the last meeting), and 1 certificated management openings (the same as last meeting). There are 149 current classified openings (ten less than the last meeting), and no classified management positions (the same as last meeting.) Most of the positions are part time, and most have been posted since October.
SRTA welcomes Amber Hernandez (SLES) and welcomes back Jane Mikkelsen (MHS.)
We bid farewell to Vanessa Larios (CCLA) after three and a half years of service to our students. Congratulations to Susan Gallegos (SRHS) who will retire at the end of the year after 27 years of service to our students.
Congratulations to Melanie Martin (a working professional) who has been promoted to interim Executive Assist. to the Superintendent. There is also one supervisory hire.
This month changes to classified staff include six new hires. There is one resignation and two retirements. We are losing over 37 years of wisdom and experience with these departures.
F.4. Approval of Donations and Gifts
There is appreciation for the Made in Santa Rosa Foundation giving Helen Lehman Elementary $2,540 for the refilling of a book vending machine and support of the after school program.
F.5. Approval of Contracts
Summary
| # | Provider | Cost | Description |
| District-wide | |||
| 1 | Maxim Health Services | $650,000 | Extend Sonoma SELPA Master Contract for unfilled classified positions |
| 5 | PQBids | $12,500 | Provide prequalification services for public works projects. |
| 6 | KBA Docusys | $378,155 | Extend copier lease for another year. Many of our copiers are beyond their lifespan, and can not be nursed for another year. |
| 7 | Whitestar Group | $125 – $225/hr | For general ($125/hr), surveillance ($175/hr) and workplace ($225/hr) investigations. |
| Elementary | |||
| 2 | Peterson Mechanical | $30,400 | New HVAC for 3 rooms (B 7, 8, and 9) at HLES |
| 3 | Carla Barber | $7,250 | Develop and facilitate standards based curriculum and garden maintenance at PTES at 17% more than last year. |
| Secondary | |||
| 4 | Community Matters | $0 | $6900 for 2.5 years of Safe School Ambassador program for MHS |
Total value of contracts = $1,085,204.80
SRTA wonders about the three HVAC systems at HLES. While celebrating that these units are being replaced we wonder about the bond plan for their replacement as well as the replacement of potential other similar units at the site.
Last year three contracts for Maxim Health Services totaled $1.3 million for Covid testing services. This contract is for Special Ed positions that SRCS has been unable to fill.
Reviewing the rate SRCS has posted for open positions on Ed Join and the rate SRCS would pay Maxim per the contract is enlightening.
| Positions Currently Open on Ed Join | SRCS starting Hourly Rate | Maxim starting Hourly Rate |
| Behavior Assistant (Tech) | $ 20.17 | $ 50 |
| School Psychologist | $ 82.35 | $ 105.56 |
| School Aide | $ 18.74 | $ 45.00 |
| Administrative Assistant | $ 28.00 | $ 45.00 |
| LVN | $ 25.83 | $ 55.41 |
| SpEd Teacher | $ 60.48 | $ 85.00 |
SRTA hopes that ALL SpEd Assistant positions throughout the district will be filled with this contract while SRCS fixes the future pay rates for these positions through negotiations so they can be filled in-house moving forward.
F.6. Approval of Montgomery HS AVID Class to travel to Reno, NV for College Tours
Summary
The Board is being asked to approve the Field Trip Request form for Montgomery High School’s AVID group to tour the University of Reno in Reno, Nevada, on March 6-7, 2023 and also tour Sacramento State University.
MHS Field Trip Letter of Intent
SRTA supports this trip.
F.7. Approval of SRHS Cheer Students to Travel to Las Vegas, NV for Nationals
The Board is being asked to approve the Field Trip Request from Santa Rosa High School’s Competition Cheer Team to attend the JAMZ Nationals competition in Las Vegas, Nevada, on January 26-29, 2023. This is the first time the Santa Rosa High School Cheer team has attended this esteemed competition since before 2009.
SRTA supports this trip.
F.8. Approval of Business Services Reorganization for Facilities and Maintenance Department
Approval is requested for the reorganization of and combining of the Maintenance and Facilities departments.
Old Org Chart
New Org Chart
SRTA appreciates the sharing of this flowchart. We support the elimination of the Director of Facilities (bond) position and the creation of a new in house Project Manager position for facilities bond projects.
With the size of our district, can we review our facilities maintenance contracts and do a cost-benefit analysis to see the reasonableness of hiring more well experienced employees to service our HVAC, plumbing and electrical needs? For example:
Contracted HVAC techs are currently changing HVAC filters across the district. They seemed to be on sites completing a survey of equipment and filter needs prior to ordering, delivering and then installing the filters. With all the recent HVAC work, does the district not have a list of the units and filter sizes by site? Does having 1 employee who takes care of all filters district wide make more fiscal sense than contracting this job out?
F.9. Approval of an Agreement Between SRCS and Wright Contracting LLC. as a Pre-Construction Services Agreement for the Santa Rosa HS Phase III, Desoto Hall, and Brook Hill ES Roofing and HVAC Project
In order to maximize the effectiveness of this effort and to assist in maintaining the scope and budget of the project, a recommendation is being made to engage the preconstruction services of a Lease-Lease Back contractor to assist with the development of the revised plans, as well as perform constructability reviews, cost analysis, and construction methods recommendations with the District and design team.
QKA was granted a contract in Oct. of 2021 for $1.4 million including:
QKA will provide basic services including consultant services for Mechanical Engineering, Electrical Engineering, Structural Engineering and Cost Estimating, roof inspection and construction document preparation services from BEAM Professionals who provided similar services on the previous phases of modernization work including preparation of schematic design, design development and Construction Documents deliverables, submittal and approval of the project by the Division of the State Architect (DSA). We will also provide support through the bidding and negotiations phase of the project as well as Construction Administration services including services required by DSA for the Architect of Record during construction and closeout.
This current contract with Wright Construction is for ‘pre-construction” services which are not defined in the agenda documents. This contract will lead to another contract for the actual HVAC work.
G.1. Approval of Minutes
I1. Future Board Discussion Items
SRTA Members are encouraged to prepare for the upcoming agenda items.
- Student/Staff awards & site reports: Luther Burbank Elementary School, Learning House Elementary School (2/8/23)
- Update on EAHS/CCLA New School/World House Model (2/8/23)
- School Accountability Report Cards (SARCs) (
1/25/232/8/23) - Panorama Survey Report (
1/11/232/8/23) - Resolution on Skipping Criteria (
1/11/232/8/23) - Resolution on Tie-Breaking Criteria (
1/11/232/8/23) - Material Charter Revisions for SRACS (2/8/23)
- Follow up information on Condition of Schools Survey (2/8/23)
- Student/Staff awards & site reports: Lewis Early Learning Academy (LELA), Albert Biella Elementary (2/22/23)
- Resolution for March as Women’s History Month (2/22/23)
- Resolution for March as Arts Education Month (2/22/23)
SRTA looks to the future scheduling of the following items:
- Feedback on Condition of Schools Survey Data (10/26/22)
- A-G Program Review and Reconsideration (board request 8/10)
- Deferred Maintenance Update and Future Planning (7/27/22 8/24/22)
- Update on Covid Spending
- Approval of Board Policies (from 3/9/22)
- Review of Math grades and progress including demographic data (board request)
- SCOE Unification/Redistricting Report
- Open Enrollment Policy Update
- Granting a permanent easement to City of SR at MHS
- Lease / Leaseback Montgomery High School
- Student Voice Policy
- Dress Code Policy
- BEST Plus Update
I.4. Status Update: 2021-2022 School Accountability Report Cards (SARCs)
The district reports that faulty communications with CDE will cause a delay in the SARC process, not meeting the Feb. 1 deadline. The expectation is that the SARCs will be ready for board approval on Feb. 8, and then will be posted on school websites and on the CDE website.
SRTA appreciates the clear intention to post current SARCs on school websites.
I.5. Sonoma County Office of Education (SCOE) Letter Regarding: First Interim Report for Fiscal Year 2022-23
SCOE accepted the district’s Qualified status, meaning the district may not meet expenses for the current year and two additional years.
Scoe recommends:
- SRCS perform a deep review of programs and expenses prior to the 2nd interim report
- The Fiscal Recovery Plan Committee must create a Fiscal Recovery Plan to eliminate structural deficit spending, and a Fiscal Stabilization Plan.
- Revise the elementary enrollment for the Multi-Year Projection (MYP) as declining enrollment has averaged 200-300 students per year, but the projection shows constant enrollment.
- The district should ensure all 1-time covid dollars (ESSER and ELO funds) are wisely exhausted by the Sept. 2024 deadline.
- Update the MYP to reflect the Governor’s January budget proposal.
Reviewing several years of Unaudited Actuals reveals the following:
| Income ($ million) | Expense ($ million) | Budgeted Gap | Actual Gap | Cost of Classroom Compensation | |||||
| Fiscal Year | Budget | Actual | Diff. (A-B) | Budget | Actual | Diff. (A-B) | Income – Expense | Income – Expense | (55% minimum) |
| 15-16 | $167.0 | $172.5 | $5.5 | $177.1 | $162.5 | -$14.6 | -$10.1 | $10.0 | 56% |
| 16-17 | $166.7 | $171.8 | $5.1 | $175.1 | $172.5 | -$2.6 | -$8.4 | -$0.7 | 56% |
| 17-18 | $174.7 | $176.3 | $1.6 | $177.6 | $174.8 | -$2.8 | -$2.9 | $1.5 | 55% |
| 18-19 | $177.6 | $190.9 | $13.3 | $183.7 | $185.3 | $1.6 | -$6.1 | $5.6 | 55% |
| 19-20 | $179.6 | $182.2 | $2.6 | $194.5 | $190.4 | -$4.1 | -$14.9 | -$8.2 | 55% |
| 20-21 | $186.0 | $204.8 | $18.8 | $197.8 | $199.0 | $1.2 | -$11.8 | $5.8 | 58% |
| 21-22 | $221.5 | $209.6 | -$11.9 | $215.4 | $212.0 | -$3.4 | $6.1 | -$2.4 | 55% |
| Average: | $181.9 | $186.9 | $5.0 | $188.7 | $185.2 | -$3.5 | -$6.9 | $1.7 | 56% |
SRCS tends to underestimate income by $5 million per year, while deficit budgeting an average of $3.5 million per year. This shows an average expectation of a deficit of $6.9 million while actually having unspent an average of $1.7 million annually.
Is there a way to follow the advice of SCOE and adjust the SRCS annual budget to better align with reality, and avoid the stigma of qualified status?
Completely exhausting the extra Covid dollars is a reasonable expectation. When can an update of the progress made with these expenses to date including plans for the rest of the funds, be expected?
I.6. School Site Reports
REUNIÓN DE LA Mesa Directiva
Escuelas de la ciudad de Santa Rosa
25 de enero de 2023
16:45 – Sesión Cerrada
18:00 – Sesión abierta
Esta reunión es solo por Zoom.
*** transmitido ***
Se publicará un enlace en vivo en el sitio web de SRCS (enlace).
Tómese el tiempo para revisar la siguiente versión abreviada de la agenda. Haga clic aquí para ver la agenda completa. Tiene enlaces en vivo en muchos artículos con más información. Si desea comentar a la Mesa Directiva sobre los próximos artículos, envíe un correo electrónico a agendacomments@srcs.k12.ca.us. Por favor CC wearesrta@gmail.com en sus comentarios.
Artículos de sesión cerrada:
A.1. Comentario público sobre los puntos de la agenda de la sesión cerrada. Para comentar, envíe un correo electrónico a Melanie Martin a mmartinsrcs.k12.ca.us.
B.1 Evaluación del Desempeño del Empleado Público (Título del empleado que está siendo revisado): Superintendente, Superintendente Adjunto, Superintendente Asociado, Superintendente Asistente, Directores, Vice directores, Subdirectores, Directores de departamentos, Coordinadores
B.2 Conferencia con el negociador laboral (Nombre del representante designado que asiste: Mike Shepherd (SRCS); nombre de la organización: SRTA/CSEA)
B.3 Expulsiones de estudiantes (Números de casos: 22/23-05, 22/23-06)
C. CONVOCATORIA A LA SESIÓN ABIERTA REGULAR (6:00 p. m.)
C7. Presentaciones especiales para Estudiante del Mes y Empleados Certificados/Clasificados del Mes para Piner High School y Montgomery High School
Escuela Secundaria Piner
- Ava Corriea, estudiante del mes
- Marc Anderson, empleado clasificado del mes
- Cimberlee Case, empleado certificado del mes
Escuela secundaria de Montgomery
- Ryan Woodward, estudiante del mes
- Matt Parks, empleado clasificado del mes
- Matt Perez, empleado certificado del mes
A los miembros de SRTA en Piner y Montgomery se les extiende una invitación especial para asistir (en línea) para reconocer a los homenajeados desde su sitio.
C.9. Comentarios públicos sobre puntos que no están en la agenda
Se invita a los miembros de SRTA a levantar la mano y proporcionar comentarios de voz únicamente durante la reunión. Respete el límite de tiempo estándar de tres minutos (y esté preparado para un cambio de último minuto a un límite de dos minutos). Solo los temas que no están en la agenda se tratan en este momento.
Se solicitan comentarios en la reunión de la Mesa Directiva para brindar la perspectiva de un miembro a los mensajes contenidos en este análisis y compartir experiencias reales del impacto de las políticas y prácticas del distrito. Hay una invitación para comentarios sobre artículos específicos durante cada artículo.
Comprométase a mirar o asistir al menos a una reunión de la Mesa Directiva este año y hablar sobre un tema de la agenda que lo afecte a usted o a sus estudiantes. Los oradores son más impactantes cuando hablan bien, son serenos y razonables.
E. PUNTOS DE DISCUSIÓN/ACCIÓN
E.1. (Acción) Resolución que reconoce febrero como el Mes de la Historia Afroamericana
Resumen
El tema para 2023 se centra en Black Resistance. Este tema explora cómo “los afroamericanos han resistido la opresión histórica y actual, en todas sus formas, especialmente el terrorismo racial de linchamientos, pogromos raciales y asesinatos policiales”, desde los primeros días de la nación.
SRTA sugiere revisión de maestros Mes de la Historia Afroamericana – Para Maestros en busca de inspiración para entretejer el Mes de la Historia Negra en su salón de clases durante febrero.
E.2. (Acción) Resolución que reconoce a febrero como el Mes de la Educación Técnica Profesional
Resumen
El Mes de CTE sirve para reconocer el liderazgo y la excelencia de las aulas en todo el distrito y crear conciencia sobre el papel crucial que tiene CTE en la preparación de nuestros estudiantes para el éxito económico y la competitividad laboral.
SRTA reconoce a nuestros maestros de CTE, especialmente por su desarrollo de habilidades blandas en nuestros estudiantes. Se alienta a los miembros de SRTA a extender su agradecimiento a los maestros de CTE que conocen.
E.3. (Acción) Resolución de reconocimiento del 6 al 10 de febrero de 2023: Semana del Consejero Escolar
Resumen
El tema de 2023 es Consejería escolar: ayudar a los estudiantes a soñar en grande.
Las Escuelas de la Ciudad de Santa Rosa reconocen, afirman y aplauden el arduo trabajo y las contribuciones de los consejeros escolares cada día en nombre de los estudiantes.
SRTA reconoce a nuestros consejeros, especialmente por su dedicación a nuestros estudiantes y sus familias. Se alienta a los miembros de SRTA a tomarse un momento para agradecer a los consejeros en su sitio.
E.4. (Discusión) Propuesta de presupuesto del gobernador para 2023-24
Resumen
Con los ajustes realizados para la Propuesta de Presupuesto del Gobernador de enero, la Proyección Multianual de SRCS se actualiza para mostrar $7.7 millones adicionales en ingresos y $1.6 millones adicionales en gastos debido a la disminución de la asistencia estatal con los programas de jubilación de los empleados. Estos $5.1 millones adicionales en el presupuesto son algo bueno.
La educación es un negocio de personas. Muchos miembros de la Mesa Directiva de SRCS han declarado claramente que aumentar los salarios de los empleados es una prioridad. SRTA apoya los ajustes presupuestarios que ayudan a cumplir este objetivo.
E.5. (Discusión) Manual de Gobernanza de la Mesa Directiva
Resumen
La Mesa Directiva opera bajo un conjunto de estatutos y también ha creado normas y lineamientos para un gobierno eficaz y eficiente. El acuerdo de estas normas y directrices crea un entorno propicio para las inmensas y complejas responsabilidades que tiene la Mesa Directiva como órgano electo de la SRCS. Esta es también una oportunidad para que cualquier revisión a las normas o lineamientos sean discutidas por la Mesa Directiva.
Los miembros de SRTA pueden apreciar estar al tanto de las siguientes partes del manual:
Además, cualquier miembro de la Mesa Directiva (o miembro del público) puede solicitar que un asunto dentro de la jurisdicción de la Mesa Directiva se incluya en la agenda de una reunión ordinaria. La solicitud se presentará por escrito al Superintendente o su designado con documentos e información de respaldo, si corresponde, al menos una semana antes de la fecha de la reunión programada. Los artículos presentados menos de una semana antes de la fecha de la reunión programada pueden posponerse para una reunión posterior a fin de permitir suficiente tiempo para la consideración e investigación del problema. BB 9322 No se denegará injustificadamente ninguna solicitud oportuna.
Sin tomar acción, los miembros de la Mesa Directiva o los miembros del personal del distrito pueden responder brevemente a las declaraciones hechas o preguntas hechas por el público sobre temas que no aparecen en la agenda.
La Mesa Directiva se esforzará por encontrar formas de mejorar y alentar la innovación y las nuevas ideas, mientras mantiene el enfoque en las metas del Distrito. Se reservará una sección al final de cada reunión de la Mesa Directiva para que los miembros de la Mesa Directiva soliciten información. Cuando se sugiere una nueva idea, el Presidente de la Mesa Directiva preguntará a los fideicomisarios si existe un interés general en el tema. La Mesa Directiva llegará a un consenso sobre si un tema en particular o tema de interés se agregará o no a una agenda futura.
Las cartas y correos electrónicos dirigidos a todos los miembros de la Mesa Directiva sobre asuntos relacionados con el sistema escolar son respondidos por el Presidente de la Mesa Directiva o su designado. Los correos electrónicos y las cartas deben enviarse al presidente de la Mesa Directiva y al superintendente para garantizar que el miembro adecuado del personal pueda manejar la respuesta. Los miembros de la Mesa Directiva pueden responder a los correos electrónicos dirigidos a ellos personalmente, pero deben dejar en claro que sus puntos de vista se expresan como individuos y no son la perspectiva de la Mesa Directiva.
El distrito paga hasta $12,588 por beneficios médicos para el miembro y el miembro de la Mesa Directiva paga la atención médica de los dependientes. El distrito paga $72 al mes por primas dentales para cada miembro de la Mesa Directiva y sus dependientes. El distrito paga una prima mensual de $8.28 para la vista para el miembro de la Mesa Directiva y sus dependientes. El distrito paga los primeros $50,000 de una prima de seguro de vida.
E.6. (Acción) Reuniones públicas de la Mesa Directiva a través de teleconferencia según AV 361
Esto continúa con la capacidad de tener reuniones híbridas o en línea.
F. ARTÍCULOS DE CONSENTIMIENTO
F.2. Aprobación de Transacciones de Personal
EdJoin muestra un total de 117 publicaciones actuales para 187 puestos vacantes para SRCS.
Hay 37 vacantes certificadas (una menos que la última reunión) y 1 vacante de gestión certificada (igual que la última reunión). Hay 149 vacantes clasificadas actuales (diez menos que en la última reunión) y ningún puesto administrativo clasificado (igual que en la última reunión). La mayoría de los puestos son de medio tiempo y la mayoría se han publicado desde octubre.
SRTA le da la bienvenida a Amber Hernandez (SLES) y le da la bienvenida nuevamente a Jane Mikkelsen (MHS).
Despedimos a Vanessa Larios (CCLA) luego de tres años y medio de servicio a nuestros estudiantes. Felicitaciones a Susan Gallegos (SRHS) quien se jubilará a fin de año después de 27 años de servicio a nuestros estudiantes.
Felicitaciones a Melanie Martin (una profesional en activo) que ha sido ascendida a asistente ejecutiva interina. al Superintendente. También hay una contratación de supervisor.
Los cambios de este mes en el personal clasificado incluyen seis nuevas contrataciones. Hay una renuncia y dos retiros. Estamos perdiendo más de 37 años de sabiduría y experiencia con estas partidas.
F.4. Aprobación de Donaciones y Regalos
Hay agradecimiento por la Fundación Made in Santa Rosa que le dio a la Escuela Primaria Helen Lehman $2,540 para recargar una máquina expendedora de libros y apoyar el programa extracurricular.
F.5. Aprobación de Contratos
Resumen
| # | Proveedor | Costo | Descripción |
| Todo el distrito | |||
| 1 | Servicios de salud de Maxim | $650,000 | Extender el contrato maestro de Sonoma SELPA para puestos clasificados vacantes |
| 5 | PQBids | $12,500 | Prestar servicios de precalificación de proyectos de obra pública. |
| 6 | KBA Docusy | $378,155 | Extienda el alquiler de la fotocopiadora por otro año. Muchas de nuestras fotocopiadoras están más allá de su vida útil y no pueden cuidarse por un año más. |
| 7 | Grupo Estrella Blanca | $125 – $225/hora | Para investigaciones generales ($125/hr), de vigilancia ($175/hr) y del lugar de trabajo ($225/hr). |
| Elementarias | |||
| 2 | Mecánico Peterson | $30,400 | Nuevo HVAC para 3 salones (B 7, 8 y 9) en HLES |
| 3 | Carla Barbero | $7,250 | Desarrollar y facilitar un currículo basado en estándares y mantenimiento de jardines en PTES a un 17 % más que el año pasado. |
| Secundario | |||
| 4 | Asuntos de la comunidad | $0 | $6900 por 2.5 años del programa Safe School Ambassador para MHS |
Valor total de los contratos = $1.085.204,80
SRTA se pregunta acerca de los tres sistemas HVAC en HLES. Mientras celebramos que estas unidades están siendo reemplazadas, nos preguntamos sobre el plan de bonos para su reemplazo, así como el reemplazo de otras unidades similares potenciales en el sitio.
El año pasado, tres contratos para Maxim Health Services totalizaron $1.3 millones para servicios de prueba de Covid. Este contrato es para puestos de educación especial que SRCS no ha podido cubrir.
Es esclarecedor revisar la tasa que SRCS ha publicado para las posiciones abiertas en Ed Join y la tasa que SRCS pagaría a Maxim según el contrato.
| Puestos actualmente abiertos en Ed Join | Tarifa por hora inicial de SRCS | Tarifa máxima por hora inicial | Diferencia |
| Asistente de comportamiento (técnico) | $ 20.17 | $ 50 | aumento del 248% |
| Psicólogo de la escuela | $ 82.35 | $ 105.56 | aumento del 128% |
| ayudante escolar | $ 18.74 | $ 45.00 | aumento del 240% |
| Asistente Administrativo | $ 28.00 | $ 45.00 | aumento del 160% |
| LVN | $ 25.83 | $ 55.41 | aumento del 215% |
| profesor de educación especial | $ 60,48 | $ 85.00 | 141% de aumento |
SRTA espera que TODOS los puestos de asistente de educación especial en todo el distrito se llenen con este contrato, mientras que SRCS fija las tarifas de pago futuras para estos puestos a través de negociaciones para que puedan cubrirse internamente en el futuro.
F.6. Aprobación de la clase AVID de Montgomery HS para viajar a Reno, NV para College Tours
Resumen
Se le pide a la Mesa Directiva que apruebe el formulario de solicitud de viaje de campo para que el grupo AVID de Montgomery High School recorra la Universidad de Reno en Reno, Nevada, el 6 y 7 de marzo de 2023 y también la Universidad Estatal de Sacramento.
Formulario de solicitud de viaje de campo de MHS
Carta de intención de viaje de campo de MHS
Detalles de la excursión de MHS
SRTA apoya este viaje.
F.7. Aprobación de los estudiantes de SRHS Cheer para viajar a Las Vegas, NV para los nacionales
Se le pide a la Mesa Directiva que apruebe la solicitud de viaje de campo del equipo de porristas de la competencia de la Escuela Secundaria Santa Rosa para asistir a la competencia JAMZ Nationals en Las Vegas, Nevada, del 26 al 29 de enero de 2023. Esta es la primera vez que la Porrista de la Escuela Secundaria Santa Rosa El equipo ha asistido a esta estimada competencia desde antes de 2009.
Formulario de solicitud de viaje de campo de SRHS
SRTA apoya este viaje.
F.8. Aprobación de la Reorganización de Servicios Comerciales para el Departamento de Instalaciones y Mantenimiento
Se solicita aprobación para la reorganización y combinación de los departamentos de Mantenimiento e Instalaciones.
Organigrama antiguo
Nuevo organigrama
SRTA agradece el intercambio de este diagrama de flujo. Apoyamos la eliminación del puesto de Director de Instalaciones (bonos) y la creación de un nuevo puesto de Gerente de Proyecto interno para proyectos de bonos de instalaciones.
Con el tamaño de nuestro distrito, ¿podemos revisar los contratos de mantenimiento de nuestras instalaciones y hacer un análisis de costo-beneficio para ver si es razonable contratar empleados más experimentados para atender nuestras necesidades de HVAC, plomería y electricidad? Por ejemplo:
Los técnicos de HVAC contratados actualmente están cambiando los filtros de HVAC en todo el distrito. Parecían estar en los sitios completando una encuesta de equipos y necesidades de filtros antes de ordenar, entregar y luego instalar los filtros. Con todo el trabajo reciente de HVAC, ¿no tiene el distrito una lista de unidades y tamaños de filtros por sitio? ¿Tener 1 empleado que se encargue de todos los filtros en todo el distrito tiene más sentido fiscal que subcontratar este trabajo?
F.9. Aprobación de un acuerdo entre SRCS y Wright Contracting LLC. como un acuerdo de servicios previos a la construcción para el proyecto de techado y HVAC de Santa Rosa HS Fase III, Desoto Hall y Brook Hill ES
Para maximizar la eficacia de este esfuerzo y ayudar a mantener el alcance y el presupuesto del proyecto, se recomienda contratar los servicios de preconstrucción de un contratista de Lease-Lease Back para ayudar con el desarrollo de los planes revisados, como así como realizar revisiones de constructibilidad, análisis de costos y recomendaciones de métodos de construcción con el Distrito y el equipo de diseño.
A QKA se le otorgó un contrato en octubre de 2021 por $1.4 millones que incluye:
QKA brindará servicios básicos, incluidos servicios de consultoría para ingeniería mecánica, ingeniería eléctrica, ingeniería estructural y estimación de costos, inspección de techos y servicios de preparación de documentos de construcción de profesionales de BEAM que brindaron servicios similares en las fases anteriores del trabajo de modernización, incluida la preparación del diseño esquemático, el desarrollo del diseño Entregables y Documentos de Construcción, presentación y aprobación del proyecto por la División del Arquitecto del Estado (DSA). También brindaremos apoyo durante la fase de licitación y negociación del proyecto, así como los servicios de administración de la construcción, incluidos los servicios requeridos por DSA para el arquitecto de registro durante la construcción y el cierre.
Este contrato actual con Wright Construction es para servicios de “preconstrucción” que no están definidos en los documentos de la agenda. Este contrato conducirá a otro contrato para el trabajo real de HVAC.
G.1. Aprobación de Actas
I1. Futuros elementos de debate de la Mesa Directiva
Se alienta a los miembros de SRTA a prepararse para los próximos puntos de la agenda.
- Premios para estudiantes/personal e informes del sitio: Escuela primaria Luther Burbank, Escuela primaria Learning House (2/8/23)
- Actualización sobre EAHS/CCLA New School/World House Model (2/8/23)
- Boletas de calificaciones de responsabilidad escolar (SARC) 1/25/23 2/8/23)
- Informe de encuesta panorámica (1/11/23 8/2/23)
- Resolución sobre los criterios de omisión (1/11/23 2/8/23)
- Resolución sobre criterios de desempate (1/11/23 2/8/23)
- Revisiones del estatuto de materiales para SRACS (2/8/23)
- Información de seguimiento sobre la Encuesta sobre la condición de las escuelas (2/8/23)
- Premios para estudiantes/personal e informes del sitio: Lewis Early Learning Academy (LELA), Albert Biella Elementary (2/22/23)
- Resolución para marzo como Mes de la Historia de la Mujer (2/22/23)
- Resolución para marzo como Mes de la Educación Artística (2/22/23)
SRTA mira hacia la programación futura de los siguientes elementos:
- Comentarios sobre los datos de la encuesta sobre la condición de las escuelas (10/26/22)
- Revisión y reconsideración del programa A-G (solicitud de la Mesa Directiva 8/10)
- Actualización de mantenimiento diferido y planificación futura (7/27/22 24/8/22)
- Actualización sobre el gasto de Covid
- Aprobación de las Políticas de la Mesa Directiva (desde el 3/9/22)
- Revisión de las calificaciones y el progreso de Matemáticas, incluidos los datos demográficos (solicitud de la Mesa Directiva)
- Informe de unificación/reestructuración de distritos de la SCOE
- Actualización de la política de inscripción abierta
- Otorgar una servidumbre permanente a la Ciudad de SR en MHS
- Arrendamiento / Arrendamiento posterior Montgomery High School
- Política de voz del estudiante
- Política de código de vestimenta
- Actualización de BEST Plus
I.4. Actualización de estado: Informes de responsabilidad escolar (SARC) 2021-2022
El distrito informa que las comunicaciones defectuosas con el CDE provocarán un retraso en el proceso del SARC y no cumplirán con la fecha límite del 1 de febrero. La expectativa es que los SARC estén listos para la aprobación de la Mesa Directiva el 8 de febrero y luego se publicarán en los sitios web de las escuelas y en el sitio web del CDE.
SRTA agradece la clara intención de publicar los SARC actuales en los sitios web de las escuelas.
I.5. Carta de la Oficina de Educación del Condado de Sonoma (SCOE) sobre: Primer informe provisional para el año fiscal 2022-23
SCOE aceptó el estado Calificado del distrito, lo que significa que el distrito no puede cubrir los gastos del año en curso y dos años adicionales.
SCOE recomienda:
- SRCS realiza una revisión profunda de los programas y gastos antes del segundo informe intermedio
- El Comité del Plan de Recuperación Fiscal debe crear un Plan de Recuperación Fiscal para eliminar el gasto deficitario estructural y un Plan de Estabilización Fiscal.
- Revise la inscripción de primaria para la Proyección de varios años (MYP), ya que la disminución de la inscripción ha promediado entre 200 y 300 estudiantes por año, pero la proyección muestra una inscripción constante.
- El distrito debe asegurarse de que todos los dólares covid únicos (fondos ESSER y ELO) se agoten sabiamente antes de la fecha límite de septiembre de 2024.
- Actualizar el MYP para reflejar la propuesta de presupuesto de enero del Gobernador.